Kohila valla lasteaia andmekaitsetingimused

Prillimäe Lasteaed Põnnipere andmekaitsetingimused

  1. Üldsätted
    • Vastutava töötleja nimi ja aadress

Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate  õigusaktide tähenduses  on

Prillimäe Lasteaed Põnnipere (edaspidi nimetatud lasteaed).

Aadress: Lasteaia tänav 7, Prillimäe alevik, Kohila vald, Raplamaa, 79702

Tel: 372 5556 0049
E-post: ponnid@kohila.ee

Registrikood: 75024969

 

  • Lasteaed juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
  • Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.
  • Lasteaed töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.

Lasteaed töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avalikes huvides oleva  ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib lasteaed andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Lasteaed teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.

  • Lasteaed töötleb isikuandmeid järgmistel eesmärkidel: lapse hoidmiseks; alushariduse omandamise võimaldamiseks; tugiteenuste osutamiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; lasteaia tegevustest ja üritustest teavitamiseks; lasteaia tegevuse ajaloo jäädvustamiseks.
  • Kui lasteaed on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete  töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
  • Lasteaed ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuab õigusakt, see on vajalik lapse eluliste huvide kaitseks või selleks olemas nõusolek. Lasteaed võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).

 

 

  1. Peamised Lasteaia poolt töödeldavad isikuandmed

 

  • Lapsevanema/hooldaja isikuandmed
    • Lapsevanema/hooldaja isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on lasteaia avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoid ja alushariduse omandamine) ning lapsevanema nõusolek.

2.1.2.  Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapsevanema/hooldaja isikuandmeid:

2.1.2.1. mõlema lapsevanema/hooldaja  ees- ja perekonnanimi; isikukood ning kontaktandmed (e-post, telefon, mõlema vanema registrijärgne  ning tegelik elukoht, kui need ei ole samad.).  Juhul, kui laps elab ühe vanema juures, siis lapse tegelik elukoht.

Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse võimaldamiseks Lasteaia ja kodu vahel.

 

2.2. Lapse isikuandmed

2.2.1. Lapse  isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on lasteaia juriidiline kohustus, avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoid  ja alushariduse andmine), eluliste huvide kaitse ning lapsevanema nõusolek.

2.2.2.  Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapse isikuandmeid:

2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; sünniaeg; isikukood; kodune keel/keeled, lapse elukoht. Andmete töötlemine on vajalik lapse isiku tuvastamiseks ja lasteaia ülesannete täitmiseks.

2.2.2.2.  foto; audio ja videosalvestis; lapse saavutused ja loometöö tulemused.

Töötlemise õiguslik alus on on avaliku ülesande täitmine, juriidiline kohustus  ja lapsevanema nõusolek. Töötlemise eesmärk on lapse arengu hindamine; lasteaia tegevuste kajastamine (üritused, kasvatustegevused jm.); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.); lasteaia ajaloo jäädvustamine.

2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed, hariduslikud ja arengulised erivajadused), mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise õpi- ja kasvukeskkonna loomiseks lasteaias. Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on avaliku iseloomuga ülesande täitmine ning lapse eluliste huvide kaitse. Lasteaed võib edastada neid andmeid kolmandatele isikutele (nagu meditsiiniteenuse osutaja), kes aitavad eelnimetatud eesmärke  saavutada.

 

2.3. Kirjavahetus, pöördumised

2.3.1. Lasteaed registreerib oma asjaajamise korras lasteaia tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid.  Isikuandmeid võivad sisaldada  isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jm.

2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

2.3.2. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab lasteaed ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.

2.3.3. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab lasteaed, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile  ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

2.3.4. Lasteaiale adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt lasteaia asjaajamise korrale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutakse või hävitatakse.

 

2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed

2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Lasteaed töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:

2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood;  e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress.  Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine.

2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja erialase pädevuse hindamiseks nagu andmed  hariduse, töökogemuse  ja täiendõppe kohta.

2.4.2.  Tööle kandideeriva isiku  isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad  ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid  isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud  erijuhtudel.

2.4.3. Lasteaed eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata.

2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab lasteaed kandideerimise dokumente lasteaia asjaajamise korras sätestatud ajani.

 

2.5. Lasteaia töötaja isikuandmed

2.5.1. Lasteaed töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning  töölepingu  täitmisel järgmisi lasteaia töötaja isikuandmeid:

2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);

2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);

2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (alaealiste laste olemasolu);

2.5.1.4.  töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;

2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad  andmed nagu teave  töövõimetuse; kutsehaiguse kohta; tervisekontrolli andmed jm.

Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik töölepingu täitmiseks.

 

2.6.  Foto-; audio- ja videomaterjal

2.6.1. Lasteaed jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel lasteaia elu olulisemaid sündmusi ja üritusi.

2.6.2. Lasteaed on foto-; audio-  ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.

2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib lasteaed ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada  infokandjatel avalikustamiseks.

2.6.4. Lasteaed säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio – ja videomaterjali tähtajatult.

 

2.7. Videovalve

2.7.1. Lasteaia hoone  ja seal paikneva vara kaitseks, samuti selles viibivate isikute turvalisuse tagamiseks kasutab lasteaed videovalvet.  Lasteaed järgib video jälgimissüsteemi kasutamisel turva- ja valvesüsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid ning Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid.

2.7.2. Videojälgimisseadmete abil  jälgitakse lasteaia õueala ja sissepääse. Videojälgimissüsteemi kasutamisest  teavitab lasteaia väravale pandud silt.

2.7.3. Videojälgimissüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 30 kalendripäeva. Teenust osutab Securer OÜ.

 

  1. Andmesubjekti õigused

 

  • Andmesubjektil on õigus:

3.1.1.  saada teavet, milliseid tema või lapse isikuandmeid lasteaed töötleb  ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua lasteaed andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;

  • nõuda, et lasteaed kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
  • nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
  • võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse lasteaiale. Lasteaed lõpetab tagasivõetud isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisest.
  • esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda lasteaialt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust,  välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud  ülesande täitmiseks;
  • õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt  leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post info@aki.ee, tel 627 4135), elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole,  samuti
  • Lasteaed võib andmesubjekti isikuandmetega seotud päringu saamisel paluda täpsustada  Päringule vastab lasteaed  30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja  lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib lasteaed pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Lasteaed teavitab andmesubjektile vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui lasteaed keeldub päringule vastamisest,  siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.  Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib lasteaed küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.

 

  1. Turvameetmed

4.1. Lasteaed peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse ulatuses isikuandmete konfidentsiaalsuse.   Lasteaed kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu või eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke  meetmeid.

4.2. Lasteaias on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad  neid oma

tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud  on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama asjakohaseid turvameetmeid.

 

  1. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted

5.1. Isikuandmed on mõeldud lasteaia siseseks kasutamiseks.

5.2. Lasteaed ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta  õigusakt.

5.3. Lasteaia töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.

5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.

 

  1. Andmete säilitamine

6.1. Lasteaed ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva kohustuse  või lepingu täitmiseks.

6.2.  Lasteaed säilitab isikuandmeid:

6.2.1 Lasteaia asjaajamise korras sätestatud säilitustähtaja möödumiseni või

6.2.2  seadusest tuleneva kohustuse  täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

6.2.3  seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

6.2.4. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.

6.3.  Arhiiviväärtust mitteomavaid isikuandmeid töötleb lasteaed säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab lasteaed üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.

 

  1. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik

 

7.1. Kohila valla andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab  vallavalitsuse kantselei peaspetsialist, kellega saab ühendust võtta e-posti aadressil marion.peever@kohila.ee.  Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Kohila valla asutustes.

 

7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda lasteaia andmekaitse kontaktisiku  poole e-posti aadressil ponnid@kohila.ee

Lasteaia andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida lasteaia  andmekaitseküsimuste lahendamist.